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Mythen über Managementsysteme auf dem Prüfstand

21. Jun 2021

Faktencheck rund um die Managementsysteme der drei bekanntesten Normen – ISO 9001, ISO 45001 und ISO 14001

Managementsysteme sind branchenübergreifend in den Unternehmensleitungen bekannt. Neben befürwortenden Meinungen gibt es auch kritische Vorbehalte, aus denen sich in den letzten Jahrzehnten 6 Mythen entwickelt haben. Es lohnt sich diese genauer zu betrachten und zu korrigieren, da sie den Mehrwert von Managementsystemen verkennen.

Mythen über Managementsysteme auf dem Prüfstand

Ziele von Managementsystemen:

  • Optimierung von Prozessen, um vorher definierte Ergebnisse zu erreichen
  • Vorbeugung von kosten- und fehlerverursachenden Abläufen und Entscheidungen
  • Vertrauen schaffen bei Kunden, Partnern, Mitarbeitern und Aufsichtsbehörden
  • Langfristige Anpassung der Normen auf Basis von gewonnenen Erfahrungen und Anwenderbedürfnissen

Das erste Qualitätsmanagementsystem entwickelte Eli Whitney vor über 200 Jahren. Er hatte wiederkehrende Probleme in seiner Fabrik beobachtet, die zu ineffizienten und fehlerhaften Abläufen führten und nach nachhaltigen Lösungen gesucht.
Seinen Theorien zu Folge dürfen u.a. keine Prozessänderungen ohne Genehmigung durchgeführt werden, Aufgaben nur an jene mit entsprechender Fachkompetenz verteilt werden und Probleme und ggf. deren Ursachen im Moment ihres Auftretens gelöst werden.

Whitney’s Gedanken wurden aufgegriffen, weiterentwickelt, konkretisiert und sind heute international anerkannt. Die erste daraus entstandene Management-Norm ist die 1987 veröffentlichte ISO 9001 (Qualitätsmanagementnorm). Das enthaltene Konzept wurde durch eine Umwelt- und eine Arbeitsschutzgruppe adaptiert und die ISO 14001 (Umweltmanagementnorm) sowie die ISO 45001 (Arbeitsschutznorm) entwickelt. Alle drei Normen gehören heute zu den bekanntesten und am meisten genutzten Standards weltweit und werden in Gremien mit internationaler Beteiligung nach einem konsensbasierten Ansatz stetig verbessert.

Bei aller Popularität haben sich um Managementsysteme einige Mythen entwickelt, die Sinn und Mehrwert derer in Frage stellen.

Mythos #1 – Managementsysteme erfordern eine übertriebene Dokumentation und einen hohen Verwaltungsaufwand.

Historisch betrachtet ist dies korrekt. Die erste 1987 veröffentlichte Norm beinhaltete 28 dokumentierte Verfahren basierend auf den Bedürfnissen der damaligen Anwender.
Im Laufe der Zeit wurden die Revisionen für Managementsysteme im Sinne eines effizienten Einsatzes weiterentwickelt.

Fakt: Die aktuellen Revisionen der zuvor genannten Standards beinhalten keine dokumentierten Verfahren und enthalten sinngemäß folgende Anmerkungen:

  • die Dokumentation des Qualitätsmanagementsystems einer Organisation muss die Informationen enthalten, die durch das Unternehmen als notwendig erachtet werden
  • die Organisation muss jene Informationen dokumentieren, die für den Betrieb ihrer Prozesse erforderlich sind

Woher weiß das Top-Management aber, welche Informationen notwendig sind und daher dokumentiert werden sollen?

1. Das Risiko-Kosten-Verhältnis abschätzen
Innerhalb einer Organisation gibt es einfache bis sehr komplexe Prozesse mit entsprechend geringen bis sehr hohen Risiko- und Fehlerpotentialen. Die Leitung muss eine Einschätzung treffen, welche Prozessdokumentationen den Aufwand rechtfertigen, um dadurch beispielsweise potenzielle Mehrkosten und Imageschäden durch Qualitätsmängel oder Bußgelder zu vermeiden.

2. Alternativen für eine Ergebniskontrolle eruieren
Es ist nicht notwendig alle Prozesse zu dokumentieren. Um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, können hierfür ebenso alternative Kontrollinstrumente genutzt werden. Die Leitung muss sich daher die Frage stellen, welche Alternativen eine Dokumentation ersetzen können. Kann diese Frage nicht zufriedenstellend beantwortet werden, ist die Dokumentation vielleicht doch der richtige Weg.

Fazit: Dokumentationen dienen der Prozessoptimierung und -minimierung innerhalb einer Organisation und sollten daher als Hilfsmittel angesehen werden.

Reduzierte Dokumentationsverfahren in Managementsystemen

Mythos #2 – Ein Managementsystem bringt keinen Mehrwert für meine Geschäfte, aber ich muss eines haben, weil meine Kunden wollen, dass ich eines habe.

Implementiert eine Organisation das System lediglich aufgrund externer Faktoren, um beispielsweise dem Kundenwunsch oder Regulatorien nachzukommen, und verkennt den Wert für das bestehende Unternehmen, ist dieser Mythos wahr.

Fakt: Alle drei neuen Revisionen fordern die Integration des Managementsystems in den alltäglichen Geschäftsprozess, um den Erfolg eines Unternehmens sicherzustellen. Sie orientieren sich an den Bedürfnissen der Organisationen und sollen von der Leitung unternehmerisch sinnvoll eingesetzt werden.

Erzielt eine Organisation mit einem normkonformen Managementsystem keine Unternehmenserfolge und generiert damit keinen Mehrwert, sollte die Vorgehensweise und Unternehmensstrategie neu gedacht werden. In diesem Fall kann das Managementsystem als ein hilfreiches Kontrollinstrument betrachtet werden.

Fazit: Ein sinnvoll eingesetztes Managementsystem schafft einen Mehrwert.

Mehrwerte eines sinnvoll eingesetzten Managementsystems

Mythos #3 - Managementsysteme sind ein Kostenfaktor für mein Unternehmen.

Unternehmer sehen oft in erster Linie die Kosten, die durch die Dokumentation und Implementierung von Managementsystemen entstehen. Auf den ersten Blick erscheint dieser Faktor durchaus berechtigt, denn Zeit kostet Geld und muss aufgebracht werden, um Prozesse zu erfassen, zu dokumentieren und zu überwachen.

Fakt: Studien der Harvard University und des Wharton Risk and Decision Process Center zufolge werden jedoch erhebliche Kostenvorteile durch die Implementierung erzielt.

Harvard fand heraus, dass Organisationen, die die ISO 9001 anwendeten, eine Umsatzsteigerung von 9% gegenüber derer erzielten, die diese nicht implementiert hatten. Weiterhin hat sich die Anzahl der Mitarbeiter um 10 % erhöht und ein Anstieg der Mitarbeitergehälter und zugleich des Gewinns wurde verzeichnet.(1)

Das Wharton Risk and Decision Process Center zeigte in seiner Studie auf, dass 65 % der Organisationen, die ein Managementsystem gemäß ISO 14001 implementiert hatten, bereits im ersten Jahr ca. 25.000 $ an Kosteneinsparungen erzielten. Bei 27 % der Organisationen waren es sogar rund 100.000 $ Kosteneinsparungen.

Alle Anwender haben über einen längeren Zeitraum eine kontinuierliche Kosteneinsparung von mindestens 25.000 $ erzielt. Darüber hinaus konnten die Umweltleistungen der Organisationen stark verbessert werden.(2)

Fazit: Managementsysteme stehen in einem positiven Kosten-Nutzen-Verhältnis.

Quellen:
(1) https://business-benefits.org/research/harvard-business-school-confirms-iso-9001-us-certified-companies-perform-similar-non-certified-ones/
(2) https://vdocument.in/reader/full/benefits-of-iso-14001

Mythos #3: Managementsysteme sind ein Kostenfaktor für mein Unternehmen

Mythos #4 - Managementsysteme verhindern Flexibilität und Innovation in meiner Organisation.

Definierte Regeln und Prozesse innerhalb eines Managementsystems scheinen in dieser Aussage in Stein gemeißelt. Des Weiteren beinhaltet sie die Sorge, dass das Denken innerhalb der Organisation durch die Dokumentation nunmehr in festen Bahnen verläuft und keinen Raum für Ideen lässt.

Fakt: Alle von der International Organization for Standardization (ISO) veröffentlichten Managementsystem-Normen wurden erschaffen und weiterentwickelt, um Organisationen Flexibilität und eine individuelle Anwendung zu ermöglichen. Im Rahmen ihrer Anforderungen bieten sie Organisationen eine individuelle Gestaltung hinsichtlich eigener Bedürfnisse.

Fazit: Die Flexibilität und Innovation einer Organisation ist abhängig von der kontinuierlichen Analyse und Anpassungsfähigkeit durch diese selbst.

Kontinuierliche Analyse und Anpassungsfähigkeit ermöglichen

Mythos #5 - Managementsysteme sind nicht zertifizierungspflichtig, es besteht also keine Notwendigkeit einer Zertifizierung.

Die Durchführung von Zertifizierungen, um Bußgelder zu vermeiden und gesetzeskonform zu agieren, verkennt die Unterstützungsfunktion durch eine neutrale Kontrollinstanz erfahrener Experten. Managementsysteme stellen eine Sammlung der Best Practices dar und akkreditierte Zertifizierungsstellen kennen diese wie Ihre Westentasche. In einigen Branchen und Bereichen sind Zertifizierungen zudem mittlerweile gesetzlich vorgeschrieben (bspw. die Zertifizierung nach IT-Sicherheitskatalog für Strom- und Gasnetzbetreiber).

Fakt: Eine unabhängige Zertifizierungsstelle prüft die Wirksamkeit des implementierten Managementsystems einer Organisation und hilft ihr dieses zu optimieren. Als neutraler und erfahrener Partner begutachtet sie die Prozesse des internen Audits, des Management-Reviews und der korrigierenden Maßnahmen und weist auf Fehler und Schwachstellen und Potenziale hin, welche die Organisation selbst nicht festgestellt hat und ggf. auch nicht feststellen konnte.

Fazit: Eine Zertifizierung ist eine Möglichkeit, um von erfahrenen und neutralen Partnern im Sinne des Unternehmenserfolges zu lernen und zu profitieren.

Unabhängige Zertifizierungsstellen prüfen die Wirksamkeit von Managementsystemen

Mythos #6 - Managementsysteme sind eine Modeerscheinung, die irgendwann wieder verschwinden wird.

Eine Organisationsleitung sollte immer kritisch prüfen, ob das Kosten-Nutzen-Verhältnis ausgeglichen ist, wenn einer Modeerscheinung gefolgt wird und es ist vernünftig Trends auszulassen.

Fakt: Wie zuvor erwähnt, werden Managementsystem-Normen seit über 200 Jahren in verschiedener Form angewendet, weiterentwickelt und detailliert und zählen daher nicht zu den Modeerscheinungen.

Die wichtigste Komponente einer effizienten Norm ist die kontinuierliche Überprüfung und Anpassung, um fortlaufend Verbesserungen zu erzielen und dauerhaft auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Aus diesem Grund werden regelmäßig internationale Abstimmungen zu veröffentlichten Normen durchgeführt und mit Hilfe eines erfahrenden Komitees entsprechende Änderungen vorgenommen.

Fazit: Managementsysteme funktionieren, passen sich an, liefern Ergebnisse und haben daher über eine Modeerscheinung hinweg Bestand.

Managementsysteme sind eine Modeerscheinung

Unsere Auditoren verfügen über eine langjährige und branchenübergreifende Erfahrung in der Zertifizierung von Managementsystemen wie der ISO 9001, ISO 45001 und der ISO 14001.

Mit unserem globalen Netzwerk von Experten helfen wir Ihnen bei der unkomplizierten Einführung Ihres Managementsystems. Gern beraten wir Sie unverbindlich. Sprechen Sie uns an!

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