Datenschutzinformationen und Informationssicherheitsrichtlinien für Besucher
Zweck dieses Dokument
Willkommen bei DEKRA!
Zum Schutz personenbezogener Daten, vertraulicher Geschäftsinformationen, der Beschäftigten, Kunden, Geschäftspartner und DEKRA-Standorte sind Besucher verpflichtet, während ihres Aufenthalts auf DEKRA-Betriebsgeländen sowohl die geltenden Datenschutzanforderungen als auch die Anforderungen an die Informationssicherheit einzuhalten.
Dieses Dokument enthält daher:
- Teil A: Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Besucherregistrierung.
- Teil B: Anforderungen an die Informationssicherheit und die physische Sicherheit, die für alle Besucher während ihres Aufenthalts auf DEKRA-Betriebsgeländen gelten.
Geltungsbereich und Stand
Gilt für: Alle Besucher, Kunden, Geschäftspartner, Auftragnehmer, Auditoren, Berater und sonstigen externen Personen, die DEKRA-Betriebsgelände betreten.
Stand: September 2026.
Bestätigung
Mit dem Betreten eines DEKRA-Betriebsgeländes bestätigen Besucher, dass sie über Folgendes informiert wurden:
- Die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Besucherregistrierung.
- Ihre Pflichten in Bezug auf Informationssicherheit, physische Sicherheit und Vertraulichkeit während ihres Aufenthalts auf DEKRA-Betriebsgeländen.
- Besucher sind verpflichtet, diese Anforderungen während der gesamten Dauer ihres Besuchs einzuhalten.
Teil A - Datenschutzinformationen für die Besucherregistrierung
Vorbemerkung
Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht geben.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich für Ihre personenbezogenen Daten im datenschutzrechtlichen Sinne ist die:
DEKRA SE,
Handwerkstraße 15
70565 Stuttgart
Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Besucherregistrierung am Empfang der Hauptverwaltung von Ihnen erhalten.
Relevante personenbezogene Daten können sein: Personendaten (z.B. Anrede, Name, Vorname), dienstliche Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummer), Informationen über Ihr Beschäftigungsverhältnis (z.B. Arbeitgeber, Position im Unternehmen).
Wofür verarbeiten wir ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf Basis welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie allen weiteren maßgeblichen Gesetzen.
Unabhängig davon kann es immer Konstellationen geben, in denen wir personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten, die hier nicht genannt sind. In diesen Fällen erhalten Sie bezogen auf den jeweiligen Anlass gesonderte Informationen zum Datenschutz, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Zutrittskontrolle für Besucher und um Ihnen hierzu im Rahmen der Besucherregistrierung am Empfang der Hauptverwaltung einen Besucherausweis und/oder eine Besucherzugangskarte ausstellen zu können, sowie die Rückgabe dieser sicherstellen zu können.
Das sind vor allem Personendaten, dienstliche Adressdaten, dienstliche Kommunikationsdaten sowie Informationen zu Ihrem Arbeitsverhältnis und der Position in Ihrem Unternehmen.
Die Datenerhebung und Erfassung Ihrer Daten findet auf Basis unseres berechtigten Interesses statt. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Dokumentation Ihres Besuches sowie der Erstellung, Bereitstellung, Sicherstellung und Nachvollziehbarkeit der Aushändigung des Besucherausweises und/oder der Besucherzugangskarte sowie deren Rückgabe (Zutrittskontrolle). Dies dient der reibungslosen Besucherzugangsbetreuung.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.
Wer bekommt meine Daten?
Damit wir Ihre Daten entsprechend den zuvor beschriebenen Zwecken verarbeiten können,
kann es erforderlich sein, auch anderen Empfängern Ihre Daten zur Verarbeitung zu übermitteln.
Innerhalb unserer Unternehmensgruppe können Ihre Daten auch an andere Gesellschaften übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgaben zentral für die in der Gruppe verbundenen Gesellschaften wahrnehmen (z. B. IT-Dienstleistungen).
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des DEKRA Konzerns geben wir Informationen nur weiter, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, wir Ihre Einwilligung erhalten oder dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich und zulässig ist.
Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen sein, die zu diesen Zwecken Daten erhalten, soweit sie insbesondere Vertraulichkeit und datenschutzrechtliche Anforderungen wahren. Dies können z. B. Unternehmen in der Kategorien IT-Dienstleistungen sein. Über entsprechend abgeschlossene Verarbeitungsverträge mit beauftragten Dienstleistern stellen wir eine weisungsgebundene Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten sicher.
Die in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Verarbeitungsprozesse werden über die Anwendung Microsoft M365 – Sharepoint durch unseren Dienstleister Microsoft Ireland Operations Limited One Microsoft Court, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 DH6k verarbeitet. Mit Microsoft wurde hierzu ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der eine weisungsgebundene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach den Vorgaben des europäischen Datenschutzrechts, sicherstellt. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft finden Sie in der Datenschutzerklärung (https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement) von Microsoft.
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist bzw. wir ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung begründen können. Soweit Sie uns eine Einwilligung gegeben haben, verarbeiten wir Ihre Daten längstens bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.
Ihre Daten werden 6 Monate nach Abschluss Ihres Aufenthaltes automatisiert gelöscht.
Welche Datenschutzrecht habe ich?
Ihnen stehen die folgenden gesetzlichen Betroffenenrechte zu, sofern deren Voraussetzungen vorliegen:
- Recht auf Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten Daten gemäß Art. 15 DS-GVO,
- Recht auf Berichtigung unzutreffender Daten gemäß Art. 16 DS-GVO,
- Recht auf Löschung der bei uns gespeicherten Daten gemäß Art. 17 DS-GVO,
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der bei uns gespeicherten Daten gemäß Art. 18 DS-GVO,
- Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DS-GVO,
- Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DS-GVO,
- Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen Art. 7 Abs. 3 DS-GVO,
- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DS-GVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Vorschriften der DS-GVO verstößt.
Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen der Besucherregistrierung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Bereitstellung des Besucherausweises und/oder der Besucherzugangskarte erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind bereitstellen. Ohne diese Daten werden wir möglicherweise nicht in der Lage sein, Ihnen einen entsprechenden Zugang zu den Geschäftsräumlichkeiten DEKRA‘s gewähren zu können.
Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung oder findet Profiling statt
Wir nutzen grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
Informationen über ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DS-GVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Empfänger eines Widerspruchs oder Widerrufs
Der Widerspruch oder Widerruf kann formfrei an den Verantwortlichen gerichtet werden.
Stand und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Stand dieser Datenschutzerklärung ist Oktober 2023.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung künftig im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze zu ändern und gegebenenfalls an geänderte Datenverarbeitungsrealitäten anzupassen. Auf wesentliche, inhaltliche Änderungen werden wir Sie gesondert hinweisen.
Teil B - Informationssicherheitsrichtlinien für Besucher
Die folgenden Anforderungen gelten für die Dauer des Besuchs und unterstützen den Schutz von Informationen, Systemen, Einrichtungen, Beschäftigten, Kunden und Geschäftspartnern von DEKRA.
Allgemeine Sicherheitsgrundsätze
Von Besuchern wird erwartet, dass sie das Engagement von DEKRA zum Schutz der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Informationen und Diensten unterstützen. Alle während eines Besuchs wahrgenommenen, erhaltenen, besprochenen oder zugänglich gemachten Informationen sind angemessen zu behandeln und ausschließlich für legitime geschäftliche Zwecke zu verwenden.
Besucherregistrierung und Identifikation
Besucher müssen:
- sich vor dem Betreten von DEKRA-Einrichtungen am Empfang registrieren.
- sich, sofern erforderlich, ausweisen.
- einen Besucherausweis oder eine Zutrittsberechtigung erhalten.
- den Besucherausweis auf DEKRA-Betriebsgeländen gut sichtbar tragen.
- beim Verlassen alle Besucherausweise, Besucherkarten und vorübergehend ausgegebenen Zutrittsberechtigungen zurückgeben.
Begleitung von Besuchern und Zutrittsbeschränkungen
Besucher dürfen nur Bereiche betreten, die für den Zweck ihres Besuchs ausdrücklich freigegeben wurden.
Besucher müssen:
- die Anweisungen von DEKRA-Personal befolgen.
- begleitet bleiben, sofern dies vorgeschrieben ist.
- beim Betreten von Bereichen mit Zutrittsbeschränkung jederzeit begleitet werden.
- Bereiche mit Zutrittsbeschränkung, vertrauliche Bereiche oder Hochsicherheitsbereiche nicht ohne Genehmigung betreten.
- berechtigten Personen nicht durch gesicherte Eingänge folgen und anderen Personen nicht ermöglichen, hinter ihnen einzutreten, ohne das vorgeschriebene Zutrittsverfahren zu durchlaufen.
- unverzüglich ihren DEKRA-Ansprechpartner oder den Empfang informieren, wenn sie eine offene Sicherheitstür, einen unbegleiteten Besucher, verdächtige Aktivitäten oder eine Sicherheitsschwachstelle feststellen.
Vertraulichkeitsanforderungen
Während eines Besuchs können Besucher Kenntnis von Geschäftsinformationen erhalten, die DEKRA, seinen Kunden, Lieferanten, Beschäftigten oder Geschäftspartnern gehören.
Besucher müssen:
- alle nicht öffentlichen Informationen vertraulich behandeln.
- geltende Vertraulichkeitsvereinbarungen oder Geheimhaltungsvereinbarungen (Non-Disclosure Agreements, NDA) einhalten.
- während ihres Besuchs erlangte Informationen nicht gegenüber unbefugten Personen offenlegen.
- Informationen nicht kopieren, vervielfältigen, veröffentlichen, übermitteln oder verbreiten, sofern dies nicht ausdrücklich genehmigt wurde.
- nur auf Informationen zugreifen oder diese verwenden, wenn dies ausdrücklich genehmigt und für den vereinbarten Geschäftszweck erforderlich ist.
Geltende Vertraulichkeitsverpflichtungen bestehen auch nach Beendigung des Besuchs fort.
Schutz von Informationen und Dokumenten
Besucher haben sicherzustellen, dass:
- ihnen anvertraute Dokumente und Informationen vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Veränderung, Verlust oder Vernichtung geschützt werden.
- vertrauliche, streng vertrauliche oder klassifizierte Informationen niemals unbeaufsichtigt bleiben.
- auf Informationen nur nach dem Need-to-know-Prinzip zugegriffen wird.
- DEKRA-Informationen, die während Besprechungen, Workshops oder Standortbesuchen bereitgestellt werden, vor unbefugtem Einsehen, Mithören oder Aufzeichnen geschützt werden.
- Dokumente, Datenträger oder sonstige Informationen ausschließlich nach Anweisung von DEKRA-Personal zurückgegeben oder sicher entsorgt werden.
Foto-, Video- und Audioaufnahmen
Sofern nicht ausdrücklich durch den zuständigen DEKRA-Vertreter genehmigt:
- sind Foto-, Video- und Audioaufnahmen in Bereichen mit Zutrittsbeschränkung untersagt.
- dürfen Bildschirme, Dokumente, Whiteboards, technische Anlagen, Kundeninformationen und andere nicht öffentliche Informationen nicht fotografiert oder aufgezeichnet werden.
- dürfen private Aufnahmegeräte in Bereichen mit Zutrittsbeschränkung oder erhöhtem Risiko nicht verwendet werden.
- müssen genehmigte Aufnahmen auf den freigegebenen Zweck und Bereich beschränkt bleiben.
Nutzung von IT-Systemen, Netzwerken und Geräten
Besucher dürfen nicht:
- persönliche oder externe Geräte ohne Genehmigung mit DEKRA-Netzwerken, -Systemen oder -Geräten verbinden.
- DEKRA-Informationssysteme ohne ein genehmigtes, personalisiertes Benutzerkonto nutzen.
- Benutzerkonten, Passwörter, PINs, Zutrittskarten oder andere Zugangsdaten weitergeben.
- DEKRA-Ressourcen für nicht genehmigte oder private Aktivitäten nutzen.
- DEKRA-Informationen auf nicht genehmigte Systeme, Dienste oder Datenträger übertragen.
- Wird ein vorübergehender Zugriff gewährt, darf dieser ausschließlich für den genehmigten Geschäftszweck und gemäß den von DEKRA erteilten Sicherheitsanweisungen genutzt werden.
Notfall- und Sicherheitsanweisungen
Besucher müssen:
- die standortspezifischen Notfall- und Evakuierungsverfahren befolgen.
- die Anweisungen von DEKRA-Beschäftigten, Empfangspersonal, Sicherheitskräften und Rettungsdiensten befolgen.
- Notausgänge nur in Notfällen oder auf Anweisung benutzen.
- Sicherheitsbedenken unverzüglich ihrem DEKRA-Ansprechpartner melden.
- Besucher werden im Rahmen des lokalen Besuchermanagementprozesses über die geltenden Notfallverfahren informiert.
Meldung von Sicherheitsvorfällen
Besucher müssen unverzüglich ihren DEKRA-Ansprechpartner oder den Empfang informieren, wenn sie Folgendes feststellen:
- einen verlorenen oder gestohlenen Besucherausweis, eine Zutrittskarte, ein Gerät, ein Dokument oder einen Datenträger.
- einen unbefugten Zutrittsversuch oder die Anwesenheit einer unbefugten Person.
- die versehentliche oder unbefugte Offenlegung, Veränderung oder den Verlust von Informationen
- einen vermuteten Cybersicherheitsvorfall, eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten oder einen Richtlinienverstoß.
- ein anderes Ereignis, das Informationen, Systeme, Einrichtungen oder den Geschäftsbetrieb von DEKRA beeinträchtigen könnte.
- Bestätigte oder vermutete Sicherheitsvorfälle können außerdem an Information.security@dekra.com gemeldet werden. Vorfälle, die personenbezogene Daten betreffen, müssen zusätzlich unverzüglich dem zuständigen Datenschutzbeauftragten der jeweiligen DEKRA-Rechtseinheit gemeldet werden.
Folgen bei Nichteinhaltung
Die Nichteinhaltung dieser Informationssicherheitsrichtlinien kann zu folgenden Maßnahmen führen:
- sofortiger Entzug der Besucherberechtigung.
- Verweisung vom DEKRA-Betriebsgelände.
- Einschränkung künftiger Zutrittsmöglichkeiten.
- vertragliche Konsequenzen für den Besucher oder die entsendende Organisation, sofern anwendbar.
- weitere rechtliche oder regulatorische Maßnahmen, sofern gerechtfertigt.