Betriebliches Krisenmanagement

Tipps für Unternehmen und Arbeitgeber

Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen im Pandemiefall

Als Unternehmen und Arbeitgeber ist die Pandemiephase eine extreme Herausforderung. Behördlich angeordnete Beschränkungen des Personen- und Warenverkehrs bzw. die Folgen daraus bilden dabei externe Einschränkungen, die ein einzelnes Unternehmen nicht beeinflussen kann. Die Gesundheit von Beschäftigten, deren Familien, Kunden und Partnern kann nur soweit beeinflusst werden, wie sich diese im Handlungsradius des Unternehmens befinden. Ein Unternehmen ist in der Pandemiephase also in weiten Teilen den äußeren Einflüssen einfach ausgesetzt und muss diese in geeigneter Form bewältigen.

In dieser Akutphase ist es wichtig, dass man Ruhe bewahrt und seine Entscheidungen nicht reflexartig oder aus dem Bauch heraus trifft. In einer Stress-Situation reagiert der Mensch aber ganz natürlich wenig strategisch und kann die Komplexität der Situation schwer bewerten. Für Interessierte steht hier ein vertiefendes White Paper zur Verfügung (Hurry Up and Slow Down: The Executive Dilemma). In den folgenden Abschnitten gibt DEKRA Ihnen hilfreiche Tipps und Empfehlungen, wie Sie als Unternehmen und Arbeitgeber diese Phase besser meistern können.

3 Phasen des Krisenmanagements - Analysieren, Handeln, Kommunizieren

Um ein Ziel und geeignete Maßnahmen festlegen zu können, muss zunächst bestimmt werden, in welcher Situation bzw. Funktion das eigene Unternehmen aktuell und in naher Zukunft steht. Von Bedeutung ist beispielsweise die Branche und Funktion eines Unternehmens. Von Unternehmen in den Bereichen der Daseinsvorsorge, also Gesundheit, Sicherheit, Ver- und Entsorgung, Transport, etc. wird eine kontinuierliche aber ggf. angepasste Leistungserbringung durch die Allgemeinheit erwartet. Von Unternehmen, die den täglichen Bedarf decken, beispielsweise Lebensmittelhandel, Bäckereien, Metzger, etc. wird zumindest erwartet, dass diese in zumutbarer Distanz und zu zumutbaren Zeiten verfügbar sind. Dagegen werden Anforderungen an andere Unternehmen eher durch die Kunden bestimmt.

Beschreiben Sie für Ihr Unternehmen, welche Leistungen sie aufrechterhalten müssen/dürfen, können und wollen und mit welcher Sicherheit und Qualität. Gibt es ggf. Prozesse, die nicht zwingend und kurzfristig zur Leistungserfüllung benötigt werden? Für jedes Unternehmen gibt es hier verschiedene Bereiche, beispielsweise können hier Verhandlungen, Vertriebs- und Marketingaktivitäten, Projekte, Innovationen, etc. genannt werden. Eine Bewertung und Entscheidung muss dabei aber jedes Unternehmen selbst treffen. Halten sie das Ziel schriftlich fest, es wird Ihnen bei Entscheidungen helfen.

Ermitteln Sie, welche Maßnahmen notwendig sind, um das beschriebene Ziel zu erreichen. Definieren Sie auch, wie die Maßnahmen umgesetzt werden, wer sie umsetzt, und mit welchen Mitteln.

In der aktuellen Situation ist es dabei besonders wichtig, dass eine Gefährdungsbeurteilung erstellt bzw. aktualisiert wird, bevor Tätigkeiten aufgenommen oder weitergeführt werden. Die Gefährdungsbeurteilung hilft Ihnen dabei, Risiken für Beschäftigte und andere Personengruppen zu identifizieren und geeignete Schutzmaßnahmen zu definieren. Schutzmaßnahmen müssen dabei wirksam sein, bevor Sie die Tätigkeiten beginnen bzw. fortsetzen. In der Pandemie-Situation sind natürlich Schutzmaßnahmen gegen Ansteckung und Verbreitung von besonderer Bedeutung, die „klassischen“ Gefährdungen für Sicherheit und Gesundheit dürfen aber auch in dieser Situation nicht vernachlässigt werden. Einen Discount auf das Schutzniveau von Beschäftigten darf es also auch in Krisen nicht geben (die Ausnahme bilden behördlich vorgegebene temporäre Änderungen).

Zu einer guten Planung von Maßnahmen gehört es auch, sich Gedanken zu machen, welche Wirkung die Maßnahmen konkret entfalten sollen und wie man die Wirksamkeit objektiv messen oder zumindest beurteilen kann. Vermerken Sie diese Faktoren für jede relevante Maßnahme.

Um den Betrieb in einer Krisensituation sicher aufrecht zu erhalten, kommt es in großen Teilen auch auf Engagement, Bereitschaft und Qualifikation der Beschäftigten an. Als Arbeitgeber sollte man hierzu die Bedürfnisse, Ängste und Verpflichtungen der Beschäftigten berücksichtigen und Beschäftigte aktiv in Entscheidungen und Prozesse einbinden. Müssen beispielsweise Beschäftigte vorübergehend Kinder während der Arbeitszeiten betreuen, sollte dies in der Planung der Prozesse berücksichtigt werden. Auch andere Bedürfnisse und Anforderungen der Beschäftigten müssen in der Krise weiterhin berücksichtigt werden. Wenn Arbeitgeber und Führungskräfte authentisch, fair, wertschätzend und umsichtig führen und ihre Beschäftigten aktiv einbinden, wirkt sich das nachweislich auf die Motivation und das Engagement der Beschäftigen aus. Vertiefende Informationen hierzu finden Sie im folgenden Whitepaper: Is Worker Engagement a Mistake?

Treten Sie aktiv in den Austausch mit Ihren Beschäftigten. Ihre Beschäftigten werden Vorschläge machen und Lösungen kennen, von denen Sie profitieren können. Neben Fachabteilungen und Linienfunktionen können auch alle anderen Einheiten und Bereiche wertvolle Unterstützung leisten. Die Sozialpartner/Betriebsräte haben auch in einer Krisensituation eine besondere Stellung und können unter anderem ein besonderes Augenmerk auf die faire und gesunde Abwägung der betrieblichen Interessen mit denen der Beschäftigten legen.

In der Abstimmung mit Kunden kann man die erforderlichen Leistungen klar definieren und Prioritäten setzen. Es ist sinnvoll, mögliche Betriebsunterbrechungen oder -einschränkungen bei Kunden bereits im Vorfeld zu identifizieren, damit die eigene Planung angepasst werden kann. Ihre Kunden haben Ihr Unternehmen in der Krisensituation aber ggf. gar nicht im Fokus, da der Kunde zunächst seine eigenen Maßnahmen planen und umsetzen muss. Eine proaktive Kontaktaufnahme kann hier entscheidende Zeitvorteile bringen.

Eigene Lieferanten und Partner sollten ebenfalls frühzeitig informiert und eingebunden werden, ob und welche Einschränkungen auf Ihrer Seite bestehen und welche Leistungen der Lieferanten benötigt werden. Werden beispielsweise während einer Pandemie-Situation Betriebsstätten weiter betrieben, ist ggf. mit dem Reinigungsdienstleister eine Anpassung der Reinigung zu vereinbaren. Der Reinigungsdienstleister benötigt in diesem Fall einen zeitlichen Vorlauf, da auch er eine Beurteilung der Sicherheit und Gesundheit für seine Beschäftigten vornehmen muss und ggf. Prozesse und Arbeitsmittel anpassen muss.

Bei der Umsetzung der geplanten Maßnahmen ist neben dem „Was“ auch „Wie“, „Wer“ und „Wann“ zu beachten. Klären Sie mit den Beteiligten die geplanten Maßnahmen ab und vergewissern Sie sich, dass diese die Aufgabenstellung verstanden haben und über die geeignete Qualifikation, Prozesse, Technologie, Arbeitsmittel, Arbeitsstoffe, etc. verfügen, um die Maßnahmen sicher und mit gewünschter Qualität umzusetzen. Die Kommunikation über die Durchführung von Maßnahmen ist wichtiger Bestandteil, da die Maßnahme an sich innerhalb Ihres Unternehmens zu Folgen bzw. Folgereaktionen führen kann, die bei der Planung der Maßnahmen ggf. nicht erkannt oder beachtet wurden. Dokumentieren Sie die Maßnahmen, inkl. der auf die Sicherheit und Gesundheit bezogenen Maßnahmen, damit Sie nach der Krise eine Bewertung durchführen können, was Sie ggf. wieder anpassen müssen.

Die in der Planung festgelegten Faktoren zur Prüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen müssen bewertet werden. Wurde beispielsweise der Einbau von trennenden / schützenden Scheiben oder Folien zwischen Beschäftigten und Kunden festgelegt, muss die Wirksamkeit der Maßnahme nach der Einführung bewertet werden. Hierzu empfiehlt es sich auch, die betroffenen Beschäftigten direkt zu befragen. Sofern objektive Messungen möglich und sinnvoll sind, sollten diese immer Vorrang vor subjektiven Einschätzungen haben. Dokumentieren Sie Ihre Wirksamkeitsprüfungen und veranlassen Sie verbesserte Maßnahmen, sofern Sie die Wirksamkeit der ursprünglichen Maßnahmen nicht bestätigen können.

Ihre Beschäftigten werden eine offene, transparente und auf den Punkt gebrachte Kommunikation wertschätzen. Kommunizieren Sie die oben beschriebene Schritte: was ist das Ziel, wie und welche Maßnahmen wurden identifiziert, welche Schutz- und Qualitätssicherungsmaßnahmen wurden angepasst, wie wurde die Wirksamkeit festgestellt und wie wurden Kunden und Lieferanten eingebunden.

Auch Kunden werden Information über Ihre Leistungen und ggf. Anpassungen benötigen und haben in der Regel Bedarf an relevanten Informationen und Maßnahmen zu Themen der Sicherheit und Qualitätssicherung der Leistungen oder Produkte.

Ihre Lieferanten können sich frühzeitig auf veränderte Anforderungen einstellen und im Gegenzug auch Ihrem Unternehmen mitteilen, welche Wechselwirkungen zu beachten sind.

Es ist empfehlenswert, auch in Krisensituationen Zeit dafür vorzusehen, sich über die Ausrichtung und Vorgehensweise der eigenen Aktivitäten ein Feedback, insbesondere von Beschäftigten und Kunden, einzuholen. Auch Feedback an Lieferanten wird sich positiv auf die empfangenen Leistungen auswirken.

Social Distancing im Unternehmen

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