Datenschutzinformationen für die Besucherregistrierung am Empfang der Hauptverwaltung

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich für Ihre personenbezogenen Daten im datenschutzrechtlichen Sinne ist die:

DEKRA SE,
Handwerkstraße 15
70565 Stuttgart

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Besucherregistrierung am Empfang der Hauptverwaltung von Ihnen erhalten. Relevante personenbezogene Daten können sein: Personendaten (z.B. Anrede, Name, Vorname), dienstliche Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummer), Informationen über Ihr Beschäftigungsverhältnis (z.B. Arbeitgeber, Position im Unternehmen).

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf Basis welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie allen weiteren maßgeblichen Gesetzen. Unabhängig davon kann es immer Konstellationen geben, in denen wir personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten, die hier nicht genannt sind. In diesen Fällen erhalten Sie bezogen auf den jeweiligen Anlass gesonderte Informationen zum Datenschutz, soweit dies gesetzlich erforderlich ist. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Zutrittskontrolle für Besucher und um Ihnen hierzu im Rahmen der Besucherregistrierung am Empfang der Hauptverwaltung einen Besucherausweis und/oder eine Besucherzugangskarte ausstellen zu können, sowie die Rückgabe dieser sicherstellen zu können. Das sind vor allem Personendaten, dienstliche Adressdaten, dienstliche Kommunikationsdaten sowie Informationen zu Ihrem Arbeitsverhältnis und der Position in Ihrem Unternehmen. Die Datenerhebung und Erfassung Ihrer Daten findet auf Basis unseres berechtigten Interesses statt. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Dokumentation Ihres Besuches sowie der Erstellung, Bereitstellung, Sicherstellung und Nachvollziehbarkeit der Aushändigung des Besucherausweises und/oder der Besucherzugangskarte sowie deren Rückgabe (Zutrittskontrolle). Dies dient der reibungslosen Besucherzugangsbetreuung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

4. Wer bekommt meine Daten?

Damit wir Ihre Daten entsprechend den zuvor beschriebenen Zwecken verarbeiten können, kann es erforderlich sein, auch anderen Empfängern Ihre Daten zur Verarbeitung zu übermitteln.

Innerhalb unserer Unternehmensgruppe können Ihre Daten auch an andere Gesellschaften übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgaben zentral für die in der Gruppe verbundenen Gesellschaften wahrnehmen (z. B. IT-Dienstleistungen). Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des DEKRA Konzerns geben wir Informationen nur weiter, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, wir Ihre Einwilligung erhalten oder dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich und zulässig ist.

Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen sein, die zu diesen Zwecken Daten erhalten, soweit sie insbesondere Vertraulichkeit und datenschutzrechtliche Anforderungen wahren. Dies können z. B. Unternehmen in der Kategorien IT-Dienstleistungen sein. Über entsprechend abgeschlossene Verarbeitungsverträge mit beauftragten Dienstleistern stellen wir eine weisungsgebundene Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten sicher. Die in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Verarbeitungsprozesse werden über die Anwendung Microsoft M365 – Sharepoint durch unseren Dienstleister Microsoft Ireland Operations Limited One Microsoft Court, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 DH6k verarbeitet. Mit Microsoft wurde hierzu ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der eine weisungsgebundene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach den Vorgaben des europäischen Datenschutzrechts, sicherstellt. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft.

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist bzw. wir ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung begründen können. Soweit Sie uns eine Einwilligung gegeben haben, verarbeiten wir Ihre Daten längstens bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.

Ihre Daten werden 6 Monate nach Abschluss Ihres Aufenthaltes automatisiert gelöscht.

6. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Ihnen stehen die folgenden gesetzlichen Betroffenenrechte zu, sofern deren Voraussetzungen vorliegen:

Recht auf Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten Daten gemäß Art. 15 DS-GVO,
Recht auf Berichtigung unzutreffender Daten gemäß Art. 16 DS-GVO,
Recht auf Löschung der bei uns gespeicherten Daten gemäß Art. 17 DS-GVO,
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der bei uns gespeicherten Daten gemäß Art. 18 DS-GVO,
Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DS-GVO,
Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DS-GVO,
Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen Art. 7 Abs. 3 DS-GVO,
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DS-GVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Vorschriften der DS-GVO verstößt.

7. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen der Besucherregistrierung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Bereitstellung des Besucherausweises und/oder der Besucherzugangskarte erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind bereitstellen. Ohne diese Daten werden wir möglicherweise nicht in der Lage sein, Ihnen einen entsprechenden Zugang zu den Geschäftsräumlichkeiten von DEKRA gewähren zu können.

8. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung oder findet Profiling statt

Wir nutzen grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

9. Informationen über ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-VGO einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DS-GVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

10. Empfänger eines Widerspruchs oder Widerrufs

Der Widerspruch oder Widerruf kann formfrei an den Verantwortlichen gerichtet werden.

11. Stand und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Stand dieser Datenschutzerklärung ist Oktober 2023.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung künftig im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze zu ändern und gegebenenfalls an geänderte Datenverarbeitungsrealitäten anzupassen. Auf wesentliche, inhaltliche Änderungen werden wir Sie gesondert hinweisen.