Etwas leiser bitte

Author: Hannes Rügheimer

03. Mai 2023 Sicherheit bei der Arbeit / Innovation / Digitalisierung

Wie „Noise Canceling Culture“ Stress durch Kommunikations-Dauerfeuer verhindert.

Der schon gefürchtete Signalton meldet eine neue E-Mail, wenig später springt das Benachrichtigungsfenster des firmeninternen Chat-Tools auf. Kurz darauf klingelt das Arbeitsplatz-Telefon. Wenige Minuten später brummt das private Handy und signalisiert eine Kurznachricht eines Bekannten. Laut einer Studie des Thinktanks Next Work Innovation werden Büroarbeitende heute im Durchschnitt alle vier Minuten unterbrochen. Weil das Gehirn anschließend Zeit braucht, sich wieder auf die vorliegende Aufgabe zu fokussieren, führt dies bei vielen Mitarbeitenden zu Dauerstress und permanenter Unzufriedenheit. Aus Unternehmenssicht kommt hinzu, dass diese ungünstige Arbeitskultur gigantische Produktivitätsverluste verursacht. Die eingangs zitierte Studie beziffert die so verlorene Arbeitskraft auf bis zu drei Tage pro Person und Monat.
Denn das Nachrichten- und Kommunikations-Dauerfeuer wirkt wie ein ständiges Störgeräusch. Im englischsprachigen Raum wird es deshalb zunehmend mit dem Begriff „noise“ bezeichnet. Und auf der Suche nach Gegenmaßnahmen entstand die Idee einer „Noise Canceling Culture“ in Unternehmen. Das Konzept hat im Übrigen nichts mit den Noise-Canceling-Kopfhörern zu tun, die beispielsweise in öffentlichen Verkehrsmitteln Umgebungsgeräusche ausfiltern. Zumindest nicht im wörtlichen Sinne. Das ständige Nachrichten-„Rauschen“ auszufiltern ist aber auch das Ziel der Noise Canceling Culture. Und wie der Begriff schon andeutet, ist dies nicht zuletzt eine Frage der Unternehmenskultur.
„Wie die Lösungen für dieses Problem konkret aussehen können, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen“, weiß Johannes Hopp, Leiter Arbeitsmedizin und Gesundheitsmanagement bei DEKRA. „Die Grundmuster gleichen sich aber häufig: Unternehmen denken über Fokus- oder Stillarbeitszeiten nach, sie nehmen Meeting-Strukturen unter die Lupe und sie stellen die Arbeitsorganisation auf den Prüfstand.“ Solche Lösungen, so betont der DEKRA Experte, müssen allerdings unternehmensweit oder zumindest auf der Ebene von Abteilungen etabliert werden. „Auch Vorgesetzte sollten dann sehr sensibel damit umgehen, ob sie bei eiligen Anliegen die Nicht-Stören-Phase ignorieren.“
Dabei lassen sich viele Konzepte und Maßnahmen auch im Homeoffice realisieren, und sogar Selbstständige oder Freiberufler können sich einiges davon abschauen. Selbst im privaten Umfeld kann die Nachrichten-Geräuschunterdrückung zur Anwendung kommen und das eigene Wohlbefinden verbessern.
Kommunikation fokussieren
Das Konzept verlangt im Übrigen nicht, Kommunikationskanäle insgesamt abzuschalten oder die Uhr in Sachen digitalem Nachrichtenaustausch zurückzudrehen. „Es hat aber viel mit der Erwartungshaltung aller Beteiligten zu tun“, so Johannes Hopp. So müsse beispielsweise im Unternehmen Konsens darüber bestehen, dass E-Mails oder Chat-Nachrichten nicht sofort beantwortet werden. Wichtig ist zudem ein geschärftes Problembewusstsein auf allen Seiten: Muss wirklich jede Person im Verteiler diese Nachricht in Kopie erhalten? Ist die Klärung dieses Sachverhalts genau jetzt und genau auf diesem Weg erforderlich? Braucht es zur Abstimmung dieser Frage wirklich ein Online-Meeting?
Gerade der Siegeszug der digitalen Kommunikation im Zuge der Corona-Pandemie hat in dieser Hinsicht auch Schattenseiten entstehen lassen: Wo das nächste Team-Meeting nur ein paar Mausklicks entfernt ist, weil kein Besprechungsraum mehr gebucht werden muss und externe Mitarbeitende nicht anreisen müssen, entfällt auch ein Korrektiv. Noise Canceling Culture als Teil der Unternehmenskultur soll diese Filterfunktion wiederbeleben – im Kasten unten finden Mitarbeitende und Betriebe praktische Tipps zur Umsetzung.
„Die Erfahrung zeigt, dass es sinnvoll ist, wenn sich Unternehmen bei Themen wie Gesundheitsmanagement oder Notfallpsychologie begleiten lassen“, berichtet Johannes Hopp noch aus der Praxis. „Meist fällt es externen Beobachtern leichter, Stolpersteine oder problematische Abläufe zu erkennen. Zudem sollten Unternehmen bedenken, dass misslungene Versuche auf diesem Gebiet ‚verbrannte Erde‘ hinterlassen. Dann heißt es schnell, ,Das hat ja schon beim letzten Mal nichts gebracht‘.“ Viel besser sei es, wenn so ein Projekt auf Anhieb funktioniert und spürbare Verbesserungen bewirkt.
Fünf Tipps gegen das Nachrichten-Rauschen: Noise Canceling Culture in der Praxis
Fokusarbeitszeiten
Im Unternehmen sollten Fokus- oder Stillarbeitszeiten definiert werden. Sie müssen dann für alle gelten, auch für Vorgesetzte. Technische Tools können dies sogar unterstützen, etwa mit einer Anzeige „xy ist bis 11.30 Uhr nicht verfügbar“. Auch im Home-Office oder im privaten Umfeld lässt sich etwa das Telefon stummschalten oder das E-Mail-Programm für eine bestimmte Zeit schließen.
Meetings reduzieren
Anzahl und Umfang von Besprechungen – sowohl online als auch in Präsenz – gehören von Zeit zu Zeit auf den Prüfstand. Lassen sich Abstimmungen zusammenfassen oder über andere Kanäle erreichen? Die verbliebenen Meetings brauchen eine klar definierte Aufgabenstellung und eine zeitliche Begrenzung.
Organisatorische und räumliche Faktoren verbessern
Lassen sich Belastungen durch einfache Maßnahmen reduzieren oder abstellen? Ein Beispiel wäre ein Materialschrank im Büro eines Mitarbeitenden – jeder, der hier Büromaterial holt, verursacht damit eine Störung. Lässt sich das Lager an einem Ort einrichten, wo es niemanden stört? Ist es sinnvoll, gezielte Ausgabezeiten zu definieren? Ähnliche Beispiele finden sich in der Praxis zuhauf.
Zuständigkeiten klären
Im Unternehmen muss klar sein, wer der richtige Ansprechpartner für eine Fragestellung ist oder wer die Befugnis hat, dazu eine Entscheidung zu treffen. Dies zu definieren und in der Praxis zu etablieren ist eine Führungsaufgabe. Die Zeit, die Unternehmen in die Klärung dieser Fragen investieren, zahlt sich später durch geringere Reibungsverluste mehrfach aus.
Alle abholen
Von oben verordnete Änderungen in der Firmenkultur sind zum Scheitern verurteilt. Sie brauchen vielmehr die Bereitschaft aller Beteiligten, vereinbarte Veränderungen zu leben. Workshops können dabei helfen, Konzepte und Richtlinien zu erarbeiten. Dabei sollte auch gleich geklärt werden: Sind angedachte Maßnahmen realistisch umsetzbar? Lehnt die Führungsebene Vorschläge der Mitarbeitenden ab, sollte sie dies nachvollziehbar begründen.
Drei Fragen an Johannes Hopp
Herr Hopp, was unterscheidet Betriebliches Gesundheitsmanagement vom klassischen Bereich Arbeitsmedizin?
Hopp: Zu arbeitsmedizinischen Betreuungen und Untersuchungen gibt es gesetzliche Vorgaben und Anforderungen. Das ist im betrieblichen Gesundheitsmanagement nur in Teilbereichen der Fall, etwa bei der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung. Schon aus eigenem Interesse sollten sich Betriebe aber auch solchen Themen widmen, die nicht gesetzlich vorgeschrieben sind wie etwa der betrieblichen Gesundheitsförderung. Schließlich zählen Motivation und Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden zu den wertvollsten Gütern eines Unternehmens. Dabei muss nicht jedes Unternehmen alles machen. Es sollte aber zielgenau ermitteln und definieren, was im eigenen Betrieb sinnvoll ist.
Wie kann ein Unternehmen dazu vorgehen?
Hopp: Am besten schaut man sich die Belastungsprofile auf den einzelnen Positionen beziehungsweise Funktionen an. Für konkrete Beurteilungen gibt es auch etablierte Analysetools, die dabei helfen, die Hauptbelastungsfaktoren zu ermitteln. Dann lässt sich im nächsten Schritt erarbeiten, welche Maßnahmen oder Veränderungen diese Belastungen reduzieren können. Es gibt aber auch Fälle, in denen das schlicht nicht möglich ist. Dann muss das Ziel sein, die Mitarbeitenden dabei zu unterstützen, solche Belastungen besser zu kompensieren.
Welche Fehler gilt es aus Ihrer Erfahrung zu vermeiden?
Hopp: In der Praxis ist ganz wichtig, bei entsprechenden Maßnahmen im Betrieb auch die Führungskräfte abzuholen und aufzuklären. Sonst kann es zu problematischen Kommunikationspannen kommen: Die Mitarbeitenden fragen ihren Chef, was hinter der angekündigten Gefährdungsbeurteilung steckt. Wenn der dann antwortet, „Weiß ich auch nicht, ist wieder so eine uns aufgedrückte Maßnahme“, ist der Misserfolg des Projekts vorprogrammiert. Ganz wichtig ist deshalb, dass die Führungskräfte einen Informationsvorsprung haben, damit sie Fragen ihres Teams kompetent beantworten können.
DEKRA als Partner: Arbeitsmedizinische Vorsorge
Mit erfahrenen Arbeitsmedizinern, Fachkräften für Arbeitssicherheit sowie Experten für Betriebliches Gesundheitsmanagement unterstützt DEKRA Unternehmen dabei, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Gesundheit ihrer Belegschaft fördert und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften ermöglicht. Das Leistungsspektrum reicht von arbeitsmedizinischer Betreuung über betriebsärztliche Untersuchungen und Prävention sowie Eignungsuntersuchungen für Bewerber und Mitarbeitende bis hin zum Betrieblichen Gesundheitsmanagement​. Letzteres erweitert Krankheitsprävention um aktive Gesundheitsförderung. In Zeiten alternder Belegschaften und zunehmend spürbarem Fachkräftemangel ist dies eine wichtige Investition von Unternehmen in die Gesundheit und Leistungsfähigkeit ihrer Beschäftigten. Die Angebote umfassen etwa auch Gefährdungsbeurteilungen zu psychischen Belastungen, Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) sowie den Aufbau einer Betrieblichen Gesundheitsförderung.